« J’aimerais que le bureau soit bien rangé », « Il y a trop de désordre dans l’atelier », « Je ne retrouve pas mes outils de travail », « Le dossier est perdu, je ne le retrouve pas »,… Telles sont quelques expressions que nous écoutons souvent en entreprise. Afin de résoudre ces problèmes de rangement, les entreprises ont adopté la méthode du 5S. C’est une approche systématique visant à améliorer la propreté et le rangement dans l’espace de travail.

Malheureusement, en appliquant cette méthode, les entreprises subissent une sorte « d’effet Yoyo ». En effet, il suffit de quelques semaines, voire quelques mois pour que les résolutions adoptées par le 5S ne soient plus appliquées. A ce moment l’entreprise recommence un nouveau projet 5S, qui devient encore un échec, et elle recommence, ainsi de suite telle une boucle sans fin.

Le 5S est considéré comme étant l’un des outils les plus simples dans l’amélioration des process ; mais face au taux d’échec dans son implémentation, nous pouvons poser cette hypothèse : Le 5S est certes un outil simple à comprendre, mais difficile à mettre en place dans une entreprise. Pourquoi c’est si difficile de le mettre en place ? Nous allons le voir tout au long de cet article

Qu’est-ce que la méthode 5S ?

La méthode de 5S est originaire du Japon. C’est une technique de management qui fait partie de la démarche qualité. Les 5S proviennent des cinq opérations qui constituent la méthode :

[twitter_icon] « Le 5S : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place »

L’intérêt de cette méthode est de plusieurs ordres :

• Eliminer le temps perdu: à chercher ses outils ou équipements
• Améliorer la sécurité : marquage au sol, les choses restent à leur place
• Améliorer l’efficacité : identification et gestion des problèmes plus facile
• Diminuer et prévenir les pannes : en détectant les sources de salissure
• Libérer de l’espace inutilement exploité
• Inspirer confiance aux clients
• Ne plus nettoyer par à-coups et éviter les coups de stress avant des visites
• Avoir de meilleures conditions de travail en maintenant un environnement de travail agréable

Pourquoi la méthode 5S est difficile à mettre en place?

La difficulté avec un projet 5S c’est de le maintenir dans le temps. En effet, après la phase du « Shitsuke », les résolutions prisent sont appliquées durant une période, puis, comme par enchantement, le désordre revient. Prenons l’exemple d’un industriel, monsieur SIMO qui veut mettre en place un projet 5S dans son atelier de production; il prépare la visite d’usine d’un gros client. Ayant suivi toutes les instructions préconisées dans la méthode, dont notamment la création d’emplacements pour identifier l’emplacement d’outils importants. Il était très content à la fin du projet, car chaque chose était à sa place. Mais force a été de constater que face à l’indiscipline de ses opérateurs, rien n’était à sa place durant la visite de l’usine. Malheuresement il a perdu un gros contrat, car sa crédibilité en a pris un coup.

Sur cette situation, le problème est de deux ordres : d’une part un industriel qui n’a pas compris pourquoi et comment mettre en place un 5S, et d’autres part des employés qui ne suivent pas.

Le 5S est certes un outil simple à comprendre, mais sans respecter les deux préconisations ci-dessous, il deviendra un échec à coup sûr :

• L’engagement de la direction est d’une importance capitale pour la réussite d’un projet 5S. Mettre en place un projet 5S est normalement le signe du changement dans le management de la qualité. [twitter_icon] C’est l’outil de base pour créer une dynamique d’amélioration continue qui ne doit pas s’arrêter ; et cette dynamique est nourrie par la direction de l’entreprise. Celle doit être convaincue de la nécessité de s’améliorer et impliquée afin de pouvoir motiver tous les échelons de l’entreprise. Prendre le 5S comme un outil de nettoyage c’est la preuve même qu’on n’a pas compris à quoi sert l’outil; et quel impact positif il peut avoir sur le fonctionnement de l’entreprise
• La résistance au changement est aussi un gros frein à la mise en place de la méthode 5S. On ne le dira plus assez : « c’est celui qui fait qui sait ».[twitter_icon] Imposer le « nettoyage » à ses employés est juste la mauvaise approche pour leur fait découvrir le 5S. Le but est de coconstruire le projet avec eux; de leur expliquer l’impact que l’on veut produire dans l’entreprise et de les laisser organiser l’atelier, le bureau ou l’entreprise comme il le souhaite, mais toujours dans le respect du 5S.

L’échec d’un projet 5S, ou tout autre outil d’amélioration continue, met en évidence une carence du management en place. La facilité de compréhension du 5S n’est qu’un leurre. L’implication et la motivation de la direction et les employés sont la clé du succès. Ne pas s’engager dans une transformation complète de l’entreprise afin de la rendre performante ne causera que l’échec de la mise en place d’un outil basique tel que le 5S, mais aussi de tout autre outil d’amélioration continue. De plus, Lorsqu’une entreprise souhaite s’améliorer, la gestion du changement est d’une grande importance. D’une part, elle nécessite de former les cadres de l’entreprise afin qu’ils comprennent les véritable enjeux d’un management de la qualité. D’autre part d’informer et impliquer les employés/opérateurs, afin de coconstruire avec eux le projet. 

En definitive…

Je reprendrai simplement une phrase de Taichi Ohno pour illustrer tout cela : « [twitter_icon] Votre problème est que vous essayez de penser à ce qu’il faut apprendre à vos employés [pour qu’ils travaillent mieux]. Vous n’avez pas besoin de leur apprendre quoi que ce soit. Ce que vous devez faire, c’est aider les opérateurs à rendre leur travail plus facile. C’est cela votre travail. »