Le temps c’est de l’argent dit-on? En réalité le temps est plus important que l’argent. Si on le perd on n’a absolument aucun moyen de le retrouver ou d’en acheter plus. En effet, il n’y a que dans les jeux vidéo qu’on a plusieurs vies et qu’on peut gagner des jetons pour racheter une vie de plus. Puisque nous sommes dans la vie réelle, c’est important d’être outillé pour gérer son temps de façon judicieuse. Ainsi, il convient de choisir ce qu’on va faire et le faire efficacement en évitant les distractions.

Ci-dessous, quelques techniques de gestion du temps que nous avons trouvées utiles.

Pour commencer, savoir ce qu’on va faire

Rien n’est plus inutile que de faire efficacement ce qu’il ne faudrait pas faire du tout.
Peter Drucker

Il arrive souvent qu’à la fin d’une journée chargée je me rende compte que je n’ai pas accompli grand-chose en réalité. J’ai juste occupé mon temps mais sans qu’il soit productif. Plusieurs tâches auraient pu être déléguées, reportées, ou n’avaient pas besoin d’être faites du tout. C’est pourquoi avoir un programme de travail est primordial.

Quels sont mes objectifs, qu’est-ce que je dois faire chaque mois pour y arriver, comment je décline cela en programme hebdomadaire ? Qu’est-ce que je fais moi-même ? Qu’est-ce que je délègue ? Chacun a sa méthode pour établir ses priorités et définir son programme. Le plus important c’est d’en avoir un qui donne sa place aux tâches quotidiennes mais aussi à celles qui ont un impact plus éloigné. Et ensuite d’exécuter ces tâches !

Intemporels – Les outils de gestion du temps

– La technique Pomodoro

Vous avez établi votre planning hebdomadaire, vous l’avez décliné en programme journalier et établi la liste des tâches à effectuer. Il faut maintenant parcourir la liste et exécuter ces tâches. C’est là qu’intervient la technique Pomodoro.

Inventée par Francesco Cirillo, la technique Pomodoro part de l’idée que nous pouvons nous concentrer pendant 25 minutes environ, en général pas plus. Il s’agit donc de se concentrer pendant 25 minutes à chaque fois pour accomplir une tâche précise sans distraction.

1) Choisir la tâche à exécuter, et régler le minuteur (pomodoro) sur 25 minutes
2) Travailler à la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne.
3) Prendre une pause de 5 minutes
4) Recommencer.
5) Tous les 4 « pomodori » (toutes les 2 heures), prendre une pause de 15 à 20 minutes.

Croyez-moi, c’est TRES efficace. Mais bien sur il faut pouvoir éviter les distractions pendant les 25 minutes.

– Le travail de fond ou la concentration maximale

Toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées efficacement en se focalisant dessus pendant 25 minutes. Ainsi, certains travaux demandent une concentration maximale. Si vous travaillez dans des secteurs où la connaissance est importante, il est important de réserver des tranches de temps entièrement dédiées à certains travaux. Toute interruption interrompt le flux d’idées et ça prend du temps pour se replonger dedans.

Cal Newton, professeur à l’Université de Georgetown, suggère de réserver des périodes de « Deep Work », de travail de fond. Par exemple, réservez une tranche de 4h pour vous plonger dans un travail de réflexion complexe : pas de téléphone, pas d’interruption, pas de pause. Le thème revient : éviter les distractions pour pouvoir se concentrer.

Eviter les distractions

On ouvre tous Facebook ou Twitter se disant on va y passer 5 minutes, et on y est encore 30 minutes plus tard. On reçoit 18 « pings » sur le groupe d’anciens en moins d’une heure. Toutes ces distractions ne nous aident pas à être efficace. Les « techniques » suivantes n’en sont pas réellement. Ce sont en effet des rappels, mais qui ont énormément de pouvoir :

– Couper internet sur son téléphone et/ou mettre en mode silence. C’est vite fait et ça aide énormément.
– Assigner un temps dédié pour les réseaux sociaux et ne pas le dépasser.
– Sur ordinateur, désactiver les « pop ups ». Vous avez un moment dans votre emploi du temps dédié à la consultation des emails et autres et vous vous en tenez à ça.

Si vous voulez un modèle du planning hebdomadaire que nous utilisons à UPgraders, faites-nous signe via email à [email protected] Sujet : [planning hebdo], et nous vous enverrons notre modèle.