En tant que consultants à UPgraders, ce que nous vendons c’est notre expertise et notre temps. Nous devons donc maintenir notre productivité à un niveau élevé. Par conséquent, nous essayons d’éviter certaines tâches chronophages : effectuer des tâches répétitives, organiser des réunions sans valeur ajoutée, perdre du temps dans les transports, ou sur les réseaux sociaux. Certains outils nous aident énormément dans ce sens, et nous souhaitons les partager avec vous aujourd’hui.
Nous évitons les tâches répétitives avec Zapier
ZAPIER existe depuis 2011, mais c’est seulement l’année dernière que j’ai découvert. Plus honnêtement, un plus jeune collaborateur me l’a fait découvrir. Ça a changé ma vie ! L’outil permet de créer des « zaps », c’est-à-dire des tâches automatiques. C’est un gain de temps incroyable.
Je dois envoyer un rapport journalier à un client après l’avoir mis à jour J’ai créé un Zap pour ça : Dès que je mets le document à jour dans Dropbox le client reçoit un email.
Pour poster sur automatiquement sur Facebook chaque article de blog que je publie sur mon site wordpress ? Zap.
Sauvegarder automatiquement les pièces jointes reçues par email ? Mettre à jour vos contacts dans votre téléphone lorsque vous recevez un mail d’une nouvelle personne ? Recevoir un message lorsqu’une facture client est créée ? Zap, Zap, Zap.
Zapier propose de connecter plus de 1000 applications entre elles. La plupart peuvent se faire gratuitement, une petite poignée demande la version premium.
Explorez et dites-nous quels zaps vous utilisez.
Nous facilitons la collaboration avec Dropbox
DROPBOX est un outil qui permet de sauvegarder ses documents en ligne. L’outil rend ainsi les documents accessibles avec simplement une connexion internet et de collaborer. Dropbox a 11 ans donc la plupart des gens savent qu’ils peuvent stocker leurs documents dessus. Mais savez-vous que :
- Ces documents sont aussi accessibles sans connexion internet ? Avec l’application sur PC ou smartphone vous décidez quels documents seront disponibles hors-ligne.
- Vous pouvez travailler à plusieurs sur un document comme Word ou Excel ? Une petite icône apparait sur votre document. Vous pouvez voir qui a édité le document et quand ; ajouter des commentaires au document ; voir les versions précédentes du même document.
- Intégrer Dropbox avec plusieurs outils que vous utilisez déjà avec Zapier. Par exemple, vous pouvez envoyer un mail automatiquement lorsque vous créez un nouveau document dans Dropbox, et faire pas mal d’autres choses (voir Zapier).
Nous faisons nos réunions en ligne avec Talky.io
Peu de choses font perdre autant de temps que les déplacements. Réunion d’une heure à Bonabéri partant de Bonanjo? prévoir toute la matinée. Rencontre à Kumba (110 kms de Douala) ? prévoir toute la journée.
Mais est-ce que vraiment nécessaire d’être physiquement présent pour toutes les interactions ?
L’alternative aux déplacements c’est souvent d’échanger plusieurs mails : envoyer un document ; attendre les commentaires ; recevoir les commentaires – pas clairs ; demander des clarifications ; renvoyer les modifications ; attendre encore…
TALKY.IO est un outil de réunion en ligne, qui donne aussi la possibilité de partager son écran. Les participants n’ont pas besoin de créer un compte. Il suffit d’ouvrir le site, de créer la réunion et d’envoyer le lien de la réunion aux participants. Ceci nous permet de passer plus de temps à discuter avec le client plutôt que dans les transports. Nous pouvons ainsi également gagner du temps et être plus productif parce que nous avons les commentaires et clarifications en direct et pouvons avancer sur le travail.
Nous évitons les distractions avec Stayfocusd
Enfin, une des choses qui tue le plus la productivité ce sont les réseaux sociaux. On ouvre Facebook our Twitter pour ‘juste 5 minutes’. On y est encore 30 mins plus tard ! Stayfocusd (sur le navigateur Google Chrome) est très efficace comme outil pour éviter de perdre du temps sur certains sites en ligne. Si vous êtes sur Firefox, Leechblock marche bien aussi. Ou l’option des options, Freedom qui marche sur tous les browsers (Leechblock et Freedom je n’ai pas testé)
Les sites où je suis susceptible de passer trop de temps, je mets une limite journalière. Par exemple, j’ai un total de 45 mins possibles sur tous mes sites sociaux combinés. Dès que j’y ai passé un total de 45 minutes je suis bloquée ! Vous choisissez les sites que vous souhaitez bloquer. Vous choisissez la durée. La possibilité existe d’autoriser une partie d’un site. Ainsi, je peux accéder à la page d’un client que je gère sur Facebook (facebook.com/pageclient), mais pas à ma page personnelle si je mets juste facebook.com. Cet outil me sauve de moi-même.
Nous avons la chance de travailler en 2018. Donc, bien que nous soyions très loin de diriger deux grosses entreprises, comme Elon Musk le fait (Tesla, Space X) ou comme Carlos Ghosn l’a fait (Nissan, Renault), nous essayons quand même de gagner du temps là où on peut.
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